Toimittaja-arviointi ja varautuminen häiriötilanteisiin

Tilaajan ja toimittajan välisessä yhteistyössä ei saa olla ongelmia tai tarpeettomia riskejä häiriötilanteiden aikana. Molempien organisaatioiden on tehtävä tarvittavat varautumiseen liittyvät toimet ja toimittajien olisi hyvä toimia tilaajien edellyttämien pelisääntöjen mukaisesti mm. yhteisellä työpaikalla. Rakennustyömaalla tai teollisuuden kunnossapitotöissä voi olla yhtä aikaa suuri joukko eri toimijoita ja silloin myös riskit häiriötilanteissa kasvavat. Kaikkien työskentelyyn osallistuvien tulee huolehtia omalta osaltaan hygieniasta, omasta ohjeistuksesta, ajan tasalla olevasta työturvallisuudesta ja riskien arvioinneista.

Toimitusketjut voivat olla pitkiä ja silloin heikosti varautunut osatoimittaja voi olla se kuuluisa heikoin lenkki. Pk-yritystenkin tulisi ymmärtää riskien arviointi ja varautumissuunnittelun tärkeys. Riskeistä monet liittyvät työturvallisuuteen ja -terveyteen, mutta koko yrityksen toimintakyky ja -varmuus tulee kyseenalaistaa ja varmistaa hyvällä varautumisella koronakriisin pahenemisen varalle.

Toimittajien olisi hyvä tehdä omat kotiläksyt huolella ja kertoa tilaajalle tekemistään varautumistoimista. Hyvin tehty varautumissuunnitelma on hyvä työkalu toimittajalle itselleenkin, koska pahimmassa tapauksessa poikkeustilanne voi olla kohtalokas koko oman yrityksen toiminnan jatkuvuuden kannalta.

Aiemmin ollut koronapandemia oli vain yksi häiriötilanteista, joihin yritysten tulisi varautua. Muita huomioitavia ovat esimerkiksi:

• tulipalot
• myrskyt
• tulvat
• pitkät sähkökatkot
• kyberhyökkäykset tai tietoliikennekatkokset
• talous-/finanssikriisi
• sotilaallinen uhkatilanne

Hyvin tehty varautuminen, sekä riskien ja puutteiden vaatimat korjaavat toimet, parantavat menestymisen mahdollisuuksia toimittaja-arvioinnissa, josta lisää alla olevassa jutussa.

Lisätietoa varautumisesta:

www.varautumissuunnitelma.fi

Pro Varautuminen -palvelun työkalut:

www.varautumissuunnitelma.fi/pro-varautuminen

Pandemian riskien arviointi: 

www.koronaviruscovid-19.fi/pandemian-riskien-arviointi

---

Hyvin hoidettu HSEQ ja sen arviointi voi avata uusia kumppanuuksia

Esimerkki hyvin toimivasta yhteistyöstä

www.hseq.fi

HSEQ on kirjainyhdistelmä, joka tulee englanninkielisistä sanoista Health and Safety (työterveys ja -turvallisuus), Environment (Ympäristö) ja Quality (laatu).

HSEQ-arviointi ® on tilaajayritysten yhdessä sopima arviointimenettely.  Mikä tahansa organisaatio voi hakea itselleen HSEQ-arviointia. Myös HSEQ-klusteriin kuuluva tilaaja voi hakea arviointia toimittajastaan.

Arvioitavalle yritykselle koituva hyöty on siinä, että se pääsee HSEQ-arvioitujen yritysten luetteloon ja avaa yrityksille mahdollisuudet toimia palvelutuottajina suurille yrityksille. Arvio myös lähentää tilaajaa ja toimittajaa, kun tieto organisaatioiden välillä on avointa. 

Arvioinnissa käydään kattavasti läpi koko yrityksen työterveys- ja työturvallisuusasiat, ympäristö- sekä laatukriteerit ja katsotaan, kuinka ne on linkitetty yrityksen johtamiseen.

HSEQ-palvelutoimittajien arviointijärjestelmään kuuluvat tilaajayritykset (klusteri) ovat arviointijärjestelmän luomalla sitoutuneet kantamaan yritysvastuunsa ja parantamaan toimintaansa HSEQ-kirjainyhdistelmän kattavilla aloilla. Samojen kriteerien ja pelisääntöjen noudattamista he voivat edellyttää myös yhteistyökumppaneiltaan, muun muassa alihankkijoiltaan.

Satsaus tulevaisuuteen

HSEQ-arvioinnin voidaan sanoa olevan hyvä mahdollisuus palvelutoimittajille tarkistaa oman toimintansa taso ja tehdä tarvittavia parannuksia ja vakuuttaa klusteriyritykset asiakaskelpoisuudestaan joko nyt tai vastaisuudessa. Arvion tekeminen ei välttämättä johda tilauksiin heti, mutta niin on mahdollista tapahtua tulevaisuudessa.

Klusterissa mukana olevia yrityksiä ja organisaatioita ovat ABB, Alva, Andritz, Gasgrid, Helen, Helsingin seudun ympäristöpalvelut HSY, Kiwa, Kotkan Energia, Metsä Group, MM Kotkamills, Nokian Renkaat, Oulun Energia, Oulun Yliopisto, Outokumpu, Pohjolan Voima, Quant, SSAB, Stora Enso, Tornator, UMP sekä Walki, Pohto ja Kiwa Inspecta.

HSEQ-arvioinnin merkittävä etu on, että sertifikaattien puute ei ole este päästä toimittajaksi, ja että yksi arviointi kelpaa kaikille tilaajille. Huomattava on myös, että arviointi on mahdollisuus parantaa toimintaa, koska se sisältää parannusehdotuksia.   

Asiat kunnossa – kaikki hyvin

Jos yritys on tehnyt toiminnassaan työturvallisuuden, työterveyden, ympäristönsuojeluun ja laatuun kohdistuvat toimenpiteet, sillä on hyvät mahdollisuudet päästä hyville pisteille toimittaja-arvioinnissa.

HSEQ-arvioinnin kuitenkin tekee yrityksen ulkopuolinen riippumaton taho ja asioita tarkastellaan vielä kertaalleen läpikotaisin.

Työturvallisuus parantuu

Arviointi kohdistuu koko yritykseen. Tarkastelun piirissä ovat yrityksen johto ja kaikki toiminnan tasot aina asiakastyytyväisyyteen saakka. Arvioija selvittää, miten henkilöstöhallinto on järjestetty, ja miten se toimii. Hän tarkastelee niin perehdytystä, pätevyyksiä kuin palkitsemismenetelmiäkin.

Työturvallisuuden tilaa tarkastellaan muun muassa työturvallisuuskoulutusten tason kautta, turvallisuuden kehittämisohjelmien sisällön perusteella ja vaaratilanteiden ja onnettomuuksien selvittämisen prosessien kautta.

HSEQ-arviointien tuloksena monet yritykset ovat pystyneet parantamaan esimerkiksi työturvallisuutta arvioinnin yhteydessä havaittujen puutteiden ansiosta, ja vähentämään tai pääsemään kokonaan eroon työtapaturmista.

Kemikaaliluettelosta jätteiden lajitteluun

Tilaajat ovat hyvin kiinnostuneita toimittajiensa ympäristöratkaisuista. Ympäristö on tärkeä ja ulkopuolisillekin näkyvä imagotekijä. Arvioija haluaa tietää muun muassa, onko yritys kartoittanut ympäristövaikutuksensa, ja onko se nimennyt henkilön vastaamaan kemikaaliluettelon pitämisestä ja käyttöturvallisuustietojen ajantasaisuudesta sekä kemiallisten riskien arvioinnista.

Tärkeää on, että yrityksellä on myös suunnitelmat, miten ympäristöasioiden eteen tehdään ratkaisuja tulevaisuudessa. Erityistä huomiota kiinnitetään lajitteluun, jätteiden määrän minimointiin ja jätelajittelun virheiden poistamiseen. Tähän yrityksissä on mahdollista päästä, kun lajittelukoulutus sisällytetään työhön perehdyttämiseen.

Kuinka laatua mitataan?

Laatu ei tarkoita ainoastaan yrityksen tuottamien palveluiden tai tuotteiden laatua, vaan ennen kaikkea yrityksen sisäisten asioiden laatua, sen organisaation toimivuutta, suunnitelmallisuutta ja päämäärätietoisuutta.

Miten esimerkiksi yrityksen johto ja johtoryhmä toimii? Onko johtaminen suunnitelmallista ja syntyykö tärkeimmistä päätöksistä oikeustoimikelpoisia kirjauksia? Miten asioista viestitään henkilökunnalle?

Kysymyksiä riittää. Vastauslomakkeeseen on helppo pistää rasti ruutuun, kun asiat on hoidettu niin, että toimintaa mitataan säännöllisesti sovituin mittarein ja kaikki yrityksessä saavat tulokset tietoonsa.

Fokus yksittäisestä toimituksesta toimitusketjuun

HSEQ-arvioita toimittajiltaan edellyttävät yritykset edellyttävät näiltä myös sen, että ne varmistavat omien toimittajiensa käytännöt, organisaation ja menettelytavat.

Toimittajaketjut voivat olla pitkiä, ja kaikkien ketjussa olevien olisi pelattava samoilla säännöillä. Tämä tavoite koskee niin oikeita työvälineitä, tarkoituksenmukaisia työtiloja, lakien noudattamista kuin johtamistakin.

Toimittajan ja tilaajan yhteistyö

Tiedon kulku ja toimintatapojen tuntemus ovat avaintekijöitä tilaajan ja toimittajan välillä. Luottamus syntyy avoimuudella ja läpinäkyvyydellä. HSEQ-arvioinnin avulla tilaajat kannustaa toimittajakuntaansa fiksumpiin, turvallisempiin ja vastuullisempiin toimintatapoihin, joista hyötyy koko toimitusketju.